Главная  /  Все новости

Аудит закупочной логистики

Аудит закупочной логистики представляет собой систематизированный процесс поиска, выявления, анализа и оценки логистических проблем; разработку рекомендаций по повышению эффективности прогнозирования потребности в финансовых и материальных ресурсах, планировании обеспечения компании финансовыми и материальными ресурсами; поиску и выбору поставщиков; организации закупок на конкурсной основе; договорной работе; формированию планов поступления материальных ресурсов на склад, приемке материальных ресурсов на склад снабжения и их учёт, а так же выбор методик управления запасами.

Целью аудита закупочной логистики является получение достоверной и независимой оценки состояния и путей оптимизации логистических операций в процессах закупок в информационных, финансовых и материальных потоках. Другими словами, аудит закупочной логистики (внутренний и внешний) направлен на сравнение результатов закупочной логистики с плановыми и бюджетными показателями, а также разработку перспектив улучшения этих показателей. Обязательно оценивается степень выполнения персоналом закупочной логистики поставленных перед ними задач.

Задачи аудита закупочной логистики следующие:

  • Повышение эффективности персонала закупочной логистики.
  • Сокращение количества логистических проблем в закупочной логистики и в системе
  • Управление запасами.
  • Повышение оборачиваемости запасов финансовых и материальных ресурсов.
  • Сокращение объема материальных запасов на складе.
  • Поддержание постоянной готовности к удовлетворению потребности в финансовых и материальных ресурсах при снижении расходов.
  • Оптимизация расходов в цепях поставок.

Система закупок является одним из основных звеньев в цепях поставок информационного, финансового и материального потоков между производителями и потребителями. На закупки приходится значительная доля расходов компании, и в силу специфики бизнеса может занимать долю от 40% (производство) до 70% (ритейл) в структуре продаж. Отсюда очевидно, что даже «точечные» улучшения в этой области могут принести компании ощутимые выгоды компании.

В настоящее время закупочная деятельность в большинстве украинских компаний состоит, в основном, из разрозненных сделок по купле-продаже сырья, комплектующих, расходных материалов и услуг (т.е. каждое подразделение осуществляет закупки самостоятельно) и без ориентации на долгосрочное сотрудничество с поставщиками (т.е. решая только текущие задачи). Необходимость планирования потребностей в финансовых и материальных ресурсах, высокие расходы на перезапуск производства, рост потребительского спроса на высокое качество продукции, направленность на повышение производительности всех бизнес-процессов – все это привело к пересмотру традиционных подходов к закупкам. Наличие многочисленных поставщиков сменилось тенденцией использования единого источника материальных ресурсов. Кроме «цены», современные закупки включают и такие критерии – качество, количество, время, доставка и другой сервис, долговременность и устойчивые позитивные отношения между поставщиком и покупателем. Однако существуют признаки, которые говорят о наличии логистических проблем в системе закупок:

  • Неритмично организованы поставки материальных ресурсов (то густо, то пусто) -имеющиеся у компании оборудование либо простаивают (амортизация на них начисляется, коммунальные платежи, заработная плата работникам оплачивается и другие расходы относят на себестоимость выпущенной продукции), либо работа идет в авральном режиме с привлечением дополнительных производственных мощностей, а значит с образованием дополнительных издержек (сверхурочная оплата труда, переплата за срочность поставки и т.п.).
  • Не выполняются заявка на поставки запасных частей для ремонта оборудования получаем риск сверхнормативного простоя отдельного оборудования и остановки производства. Эта проблема касается не только оборудования, но и транспорта компании, офисной техники и других не оборотных активов.
  • В работе персонала закупочной логистики нет планомерности, все делается в последний момент: вдруг приходит информация о том, что заканчивается сырьё на складе, нет денег для оплаты поставщику, поставщик изменил цену и условия поставки, нет нужного транспортного средства, и приходится использовать то, которое есть и т. д.
  • Склад не проинформирован об ожидаемом приходе материальных ресурсов – получаем простой транспорта в ожидании разгрузки, не своевременной отгрузке потребителю, что приводит к дополнительным расходам финансовых ресурсов, к повышенной нервозности, «поиску ведьмы» и другим не приятным последствиям.
  •  Непрофессионально произведен выбор поставщика получаем завышенную цену контракта, не эффективные условия поставки и платежа (всегда предоплата), не приемлемые условия рекламации, срыв поставки, ненадлежащего качества материальные ресурсы.
  • Учет товарно-материальных ценностей ведется некорректно (дублирование в бухгалтерской программе). Трудно понять, какие материальные ресурсы, в каком количестве и из какой партии в наличии на складе, особенно если это товары, имеющие срок годности – получаем рост остатков на складах, рост «замороженных» в запасах финансовых ресурсов и увеличение расходов на содержание запасов.
  • Отсутствует система управления запасами. На складе образуется большое количество невостребованных материальных ресурсов, в то время как нужных постоянно не хватает. Помимо увеличения вложенных денежных средств, невостребованные материальные ресурсы сокращают полезную площадь складского пространства, образуя издержки на их содержание (арендная плата, порча, хищение, потери рабочего времени персонала на обработку данных материалов и т.д.).
  • Отсутствует управление информацией. Информации о потребности приходит много в различном формате и разное время, частые изменения в содержании информации о потребности, много уточнений и согласований – все эти действия требуют много времени на обработку и принятие решений, делают работу персонала закупочной логистики не эффективной.
  • Отсутствует анализ расходов на закупку. Материальные ресурсы закупаются исходя из не понятных приоритетов, что приводит к должностным злоупотреблениям (наличие откатов) и повышает себестоимость продаваемых товаров.

Перечень признаков можно продолжать, но следует выделить главную мысль – нерешенные проблемы в закупочной логистике копятся как «снежный ком» и в итоге охватывают всю компанию. Начиная аудит закупочной логистики необходимо чётко понимать, что подсистема не является обособленной и замкнутой. Подсистема закупочной логистики интегрирована через потоки информации, финансов и материальных ценностей в подсистемы распределительной, производственной, складской, транспортной и финансовой логистики. Движение потоков происходит на основе инфраструктуры компании. Поэтому в технологии проведении аудита закупочной логистики предусматриваются мероприятия сбора, обработки и анализа данных, описывающих все процессы, подсистемы, а также состояние инфраструктуры и профессиональную подготовку персонала. Общий функциональный аудит или специальный функциональный аудит, проводимый в логистической системе компании, в итоге должен дать не только предложения по улучшению работы, но предоставить методику текущей оценки работы этой системы. Методика должна быть понятна собственнику и ТОП – менеджменту и соответствовать профессиональному уровню персонала. Аудит закупочной логистики включает в себя следующие процессы:

Все аналитические действия проводятся в режиме «как есть». Аналитические действия включают в себя:

  • анализ исходных данных на основании информации, полученной из системы учёта;Все аналитические действия проводятся в режиме «как есть». Аналитические действия включают в себя:
  • наблюдение за ходом выполнения закупочных процессов и операций;
  • интервьюирование персонал и внутренних потребителей службы закупок;
  • изучение документов, сопровождающих закупочные операции на бумажных и электронных   носителях;
  • анализ расчетов с поставщиками материальных ресурсов и услуг.

При обработке результатов анализа производится сравнение с действиями в режиме «как должно быть» и полученные отклонения ложатся в основу предложений, направленных на повышение эффективности системы закупок, инфраструктуры, расширение «узких мест» в потоках. С целью наиболее полного понимания результатов анализа формируется сбалансированная матрица оценки эффективности закупочной логистики. Сбалансированная система показателей в закупочные логистики – служит для разработки стратегии повышения эффективности закупочных операций, одним из центральных приоритетов является улучшение логистического обслуживания производственных потребителей, покупателей. Предпочтительной считается такая стратегия, которая согласно прогнозам потребления бесперебойно, комплектно и эффективно обеспечит производственные, ремонтно-эксплуатационные и иные нужды компании, а также позволит полностью и своевременно удовлетворить потребность покупателей в товарах. После, возможно легко сформировать предложения по улучшению подсистемы закупочной логистики.  Сами по себе предложения мало что дают собственнику или ТОП – менеджеру. Для принятия решения о внесении изменений в системы движения информации, финансов и материальных ресурсов необходимо обосновать величины расходов времени, интеллектуальных и производственных мощностей, а также суммы вложений финансовых ресурсов. Естественно, напрашиваются вопросы: когда же наступит окупаемость вложений, и какие существуют гарантии того, что вложения не приведут к ухудшению показателей эффективности? На эти и ряд других вопросов содержатся ответы в экономическом обосновании проекта повышения эффективности системы закупок.

Улучшение показателей эффективности в подсистеме закупочной логистике возможно только после успешной реализации проекта, а аудит – это начало работы.

Автор Ломовцев В.В.