Аудит закупочной логистики Аудит закупочной логистики представляет собой систематизированный процесс поиска, выявления, анализа и оценки логистических проблем; разработку рекомендаций по повышению эффективности прогнозирования потребности в финансовых и материальных ресурсах, планировании обеспечения компании финансовыми и материальными ресурсами; поиску и выбору поставщиков; организации закупок на конкурсной основе; договорной работе; формированию планов поступления материальных ресурсов на склад, приемке материальных ресурсов на склад снабжения и их учёт, а так же выбор методик управления запасами. Целью аудита закупочной логистики является получение достоверной и независимой оценки состояния и путей оптимизации логистических операций в процессах закупок в информационных, финансовых и материальных потоках. Другими словами, аудит закупочной логистики (внутренний и внешний) направлен на сравнение результатов закупочной логистики с плановыми и бюджетными показателями, а также разработку перспектив улучшения этих показателей. Обязательно оценивается степень выполнения персоналом закупочной логистики поставленных перед ними задач. Задачи аудита закупочной логистики следующие:
Система закупок является одним из основных звеньев в цепях поставок информационного, финансового и материального потоков между производителями и потребителями. На закупки приходится значительная доля расходов компании, и в силу специфики бизнеса может занимать долю от 40% (производство) до 70% (ритейл) в структуре продаж. Отсюда очевидно, что даже «точечные» улучшения в этой области могут принести компании ощутимые выгоды компании. В настоящее время закупочная деятельность в большинстве украинских компаний состоит, в основном, из разрозненных сделок по купле-продаже сырья, комплектующих, расходных материалов и услуг (т.е. каждое подразделение осуществляет закупки самостоятельно) и без ориентации на долгосрочное сотрудничество с поставщиками (т.е. решая только текущие задачи). Необходимость планирования потребностей в финансовых и материальных ресурсах, высокие расходы на перезапуск производства, рост потребительского спроса на высокое качество продукции, направленность на повышение производительности всех бизнес-процессов – все это привело к пересмотру традиционных подходов к закупкам. Наличие многочисленных поставщиков сменилось тенденцией использования единого источника материальных ресурсов. Кроме «цены», современные закупки включают и такие критерии – качество, количество, время, доставка и другой сервис, долговременность и устойчивые позитивные отношения между поставщиком и покупателем. Однако существуют признаки, которые говорят о наличии логистических проблем в системе закупок:
Перечень признаков можно продолжать, но следует выделить главную мысль – нерешенные проблемы в закупочной логистике копятся как «снежный ком» и в итоге охватывают всю компанию. Начиная аудит закупочной логистики необходимо чётко понимать, что подсистема не является обособленной и замкнутой. Подсистема закупочной логистики интегрирована через потоки информации, финансов и материальных ценностей в подсистемы распределительной, производственной, складской, транспортной и финансовой логистики. Движение потоков происходит на основе инфраструктуры компании. Поэтому в технологии проведении аудита закупочной логистики предусматриваются мероприятия сбора, обработки и анализа данных, описывающих все процессы, подсистемы, а также состояние инфраструктуры и профессиональную подготовку персонала. Общий функциональный аудит или специальный функциональный аудит, проводимый в логистической системе компании, в итоге должен дать не только предложения по улучшению работы, но предоставить методику текущей оценки работы этой системы. Методика должна быть понятна собственнику и ТОП – менеджменту и соответствовать профессиональному уровню персонала. Аудит закупочной логистики включает в себя следующие процессы: Все аналитические действия проводятся в режиме «как есть». Аналитические действия включают в себя:
При обработке результатов анализа производится сравнение с действиями в режиме «как должно быть» и полученные отклонения ложатся в основу предложений, направленных на повышение эффективности системы закупок, инфраструктуры, расширение «узких мест» в потоках. С целью наиболее полного понимания результатов анализа формируется сбалансированная матрица оценки эффективности закупочной логистики. Сбалансированная система показателей в закупочные логистики – служит для разработки стратегии повышения эффективности закупочных операций, одним из центральных приоритетов является улучшение логистического обслуживания производственных потребителей, покупателей. Предпочтительной считается такая стратегия, которая согласно прогнозам потребления бесперебойно, комплектно и эффективно обеспечит производственные, ремонтно-эксплуатационные и иные нужды компании, а также позволит полностью и своевременно удовлетворить потребность покупателей в товарах. После, возможно легко сформировать предложения по улучшению подсистемы закупочной логистики. Сами по себе предложения мало что дают собственнику или ТОП – менеджеру. Для принятия решения о внесении изменений в системы движения информации, финансов и материальных ресурсов необходимо обосновать величины расходов времени, интеллектуальных и производственных мощностей, а также суммы вложений финансовых ресурсов. Естественно, напрашиваются вопросы: когда же наступит окупаемость вложений, и какие существуют гарантии того, что вложения не приведут к ухудшению показателей эффективности? На эти и ряд других вопросов содержатся ответы в экономическом обосновании проекта повышения эффективности системы закупок. Улучшение показателей эффективности в подсистеме закупочной логистике возможно только после успешной реализации проекта, а аудит – это начало работы. Автор Ломовцев В.В. |